ZeitWIRTSCHAFT
Die Personalzeiterfassung (PZE) ist die Datenerfassung von Arbeitszeiten des Arbeitnehmers durch Erfassungsgeräte und wird innerhalb der Betriebswirtschaft thematisch dem Personalwesen zugeordnet. In Deutschland sind nur Systeme zur Aufzeichnung der Anwesenheit üblich. Die entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen sind zum Dienstvertrag im Bürgerlichen Gesetzbuch festgelegt. Weitergehende Vereinbarungen im Arbeitsvertrag sind möglich. Eine weitergehende rechnerische Arbeitszeitermittlung kombiniert mit einer Prüfung der Produktivität, ist ohne ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer nicht zulässig. Nach EuGH-Urteil [1] vom 14. Mai 2019 müssen alle Mitgliedstaaten der EU die Arbeitgeber verpflichten, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau, objektiv und verlässlich zu erfassen. Bei der Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung haben die nationalen Gesetzgeber laut EuGH dabei einen weiten Entscheidungsspielraum.
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Wesentlich Bestandteile eines softwarebasierten Zeiterfassungssystems sind die Benutzeroberfläche und die Datenbank. Aufgrund der Verzahnung der Zeiterfassung mit allen Betriebsbereichen ist die Investitionssicherheit ein wichtiger Aspekt. Diese kann durch systemunabhängige, beispielsweise webbasierte Lösungen für die Benutzeroberfläche, quelloffene Software sowie standardisierte Datenbanken (SQL) vergrößert werden.
In vielen Unternehmen wird mittlerweile nicht mehr nur eine reine Erfassung der Anwesenheitszeiten getätigt. Oft kommt auch eine projektspezifische bzw. tätigkeitsbezogene Zeiterfassung zum Einsatz. Während diese in kleinen Unternehmen meistens mit Formularen handschriftlich erfasst oder in Excellisten eingetragen wird, nutzen mittelständische und große Unternehmen oft spezielle Software-Lösungen. Bei der Projektzeiterfassung beispielsweise werden die Arbeitszeiten erfasst und zugleich Projekten zugeordnet. Dies ist besonders für das Projektcontrolling und die Projektabrechnung wichtig, da so Auswertungen über die erfolgten Projektzeiten möglich werden. Je nachdem, welche Daten erfasst werden, ist es auch möglich, Tätigkeitsanalysen der Mitarbeiter durchzuführen und die Wirtschaftlichkeit der Projekte zu berechnen. Letzteres ist vor allem dann sinnvoll, wenn für das Projekt eine feste Stundenanzahl pauschal festgelegt wird. Oft werden die geleisteten Stunden den Kunden in Rechnung gestellt. Eine softwaregestützte Projektzeiterfassung ermöglicht dem Unternehmen eine einfache Abrechnung der Projektstunden und bietet dem Kunden eine hohe Transparenz über alle geleisteten Tätigkeiten.
Vorteile für das Unternehmen
- effizientere Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Optimierung einzelner Arbeitsprozesse
- Automatisierte Verfahren der Abrechnung
- minutengenaue Arbeitszeitabrechnung
- mehr Übersicht, Transparenz und Sicherheit
- effiziente Archivierung der Buchungen und schnelle Nachvollziehbarkeit von Vergangenheitsdaten
- Effektiverer Einsatz der Mitarbeiter
- Wirtschaftlichkeit und Arbeitserleichterung
- Einteilung der Mitarbeiter nach freien Kapazitäten (Personal-Einsatzplanung)